Checklist van het ICN

Deze checklist is de basis van het collectieplan.

De checklist is toegepast op het archiefproject, niet op Paradiso.

 

Wat is het algemene beleid?

Voorlopige basis voor het beleid: Criteria Archief Paradiso. Naar het algemene beleid van Paradiso, dat niet openbaar is, wordt wel gekeken, maar het wordt niet als uitgangspunt gebruikt.

 

Wat is de missie van de instelling?

Mission Statement

 

Wat is het doel van het collectieplan?

Het collectieplan beschrijft de collectie en het beleid ten aanzien van de collectie van Paradiso en werkt dit uit in een praktisch voorstel tot de toekomstige behandeling van objecten. Ook omschrijft het ontsluitende doelen die het 'projectteam' zich stelt. 

 

Voor welke doelgroep(en) is het collectieplan bedoeld?

• Verantwoordelijke medewerker bij Paradiso, Jeanine Albronda
• Eventuele toekomstige vrijwilligers
• Medewerker(s) van een betrokken archief
• Eventuele andere podia die hieruit inspiratie kunnen putten voor de opzet van een eigen collectiebeleid.
• Auteurs van het archiefproject

 

Wie schrijft het collectieplan?

Projectteam Archief Paradiso bestaande uit:

Berit Soolsma en Marije van Veen

Opdrachtgever: Jeanine Albronda (Hoofd Marketing Paradiso)

 

Wanneer moet het collectieplan af zijn?

1 mei 2009

 

Welke onderwerpen moeten in het collectieplan aan bod komen?

• Het belang van het archief voor Paradiso en samenleving (m.n. unique selling points)
• De missie en doelstellingen voor het archief van Paradiso
• De toegevoegde waarde t.o.v. Last.fm/3VOOR12/etc.
• Het effect/ van het archief op de organisatie in de praktijk (wat veranderd er voor wie)
• De wijze van aanwinst/afstoting en selectie van objecten
• De eventueel te nemen maatregelen/beleid (commons) m.b.t. auteursrecht
• Toekomst visie: op lange termijn ook toevoeging van theater, debat en andere happenings in Paradiso.

 

Wie moeten bij het schrijven van het collectieplan worden betrokken? (intern en extern)

De auteurs van het project. Op lange termijn zal het collectieplan worden aangepast naar aanleiding van ervaringen in het project.

 

Welke literatuur is beschikbaar en welke deskundigen moeten geraadpleegd worden?

Wordt opgesteld zodra wordt gestart met het archief. Literatuur is beschikbaar vanuit alle hoeken, bibliotheek, internet, etc. Maar over de collectie heeft het publiek uiteindelijk de meeste kennis! Dit is een belangrijke motivatie om het archief online 'web2.0' te ontsluiten, waardoor de context van de objecten door het publiek wordt bepaald en gedefinieerd. Dit zijn de ervarings deskundigen!

 

Wat is de positie van de instelling ten opzichte van verwante instellingen?

• Archief Paradiso t.o.v. Muziek Centrum Nederland:
  • Het archief zal geselecteerd worden binnen Paradiso en opgeslagen in een professionele archiefinstelling. Muziek Centrum Nederland selecteert en bewaart alles zelf. Ten opzichte van een instelling als Muziek Centrum Nederland kent Paradiso een veel grotere naamsbekendheid onder de massa. Het zal daarmee minder moeite kosten het bestaan van de collectie bekend te maken.
  • Het archief zal daarentegen 'nieuw' op de markt zijn, terwijl het MCN al jarenlang een collectie bijhoudt en een gevestigde naam is. In de archiefwereld zal het dus meer moeite kunnen kosten om als serieus archief te worden gezien. 
  • Ook is expertise in het archiveringsproces bij het Archief Paradiso relatief klein t.o.v. het MCN. Hiervoor is het wellicht nodig meer expertise aan te trekken in de toekomst.
• Archief Paradiso t.o.v. Last.fm: Het is te betwisten of Last.fm een verwante instelling is, maar een vergelijking kan wel nuttig zijn. Last.fm staat voor ons namelijk voorbeeld voor allerlei commerciële digitale muziekarchieven die zich op het web bevinden. Het positieverschil in grote lijnen: 
  • In het Paradiso archief zullen fysieke objecten terecht komen, terwijl Last.fm zich richt op puur digitale informatie: testimonials, geluidsfragmenten, radio, commentaren, tags, aanwezigheid van gebruikers bij het optreden, etcetera. Ook zal aan het archief van Paradiso meer dan één plaatje kunnen worden toegevoegd. De authenticiteit van tastbare objecten in het Paradiso archief is een grote waardetoevoeging en stimuleert de beleving in de vorm van bijvoorbeeld een tentoonstelling. Maar ook de combinatie van afbeeldingen van objecten met het commentaar van gebruikers en krantenknipsels in een web2.0-omgeving roepen op tot herinnering...
  • Last.fm heeft een reuzachtige community, terwijl dit project in het stadium is van het formuleren van doelgroepen. Last.fm is een commercieel bedrijf, terwijl Archief Paradiso een project is van een 'gesubsidieerde' instelling. Concurrentie is dan ook geen streven. De focus zal niet moeten liggen op het aanbieden van zoveel mogelijk concertinformatie maar op de persoonlijke en nostalgische vorm ervan. Hierdoor stimuleert het archief van Paradiso het publiek een sterkere binding te voelen met Paradiso en komt de motivatie om het archief te bezoeken (virtueel of fysiek) voort uit de wens naar bevestiging van de eigen geschiedenis en identiteit.

 

Wanneer en hoe is de collectie bijeengebracht... en door wie?

De collectie is bijeengebracht door de organisatie van Paradiso, doordat het meerendeel van de objecten voortkomt uit het functioneren van de organisatie. De collectie vormt zich aan de hand van de programmering uit het verleden en in de toekomst. Het doel is vooralsnog niet geweest cultureel (muzikaal)erfgoed te verzamelen, maar zoals elke organisatie is Paradiso zich ervan bewust dat het nog eens leuk of handig kan zijn om een oud bestand te bewaren. (Wat hiervan het resultaat is staat hier)

 

Wat is de waarde van de collectie?

De waarde van objecten loopt natuurlijk uiteen, en daar het voor een deel gaat om hedendaags cultureel erfgoed, is soms nog moeilijk te zeggen hoe groot de precieze waarde van een object of de collectie op lang termijn zal zijn. In het muzikaal erfgoed van Paradiso zijn naar verwachting de volgende waardekenmerken veel voorkomend:^[1]:

• Schakelwaarde: objecten tonen (gezamenlijk) een essentiële fase/omwenteling in het oeuvre van een muzikant, een subcultuur of podiumcultuur.
• Symboolwaarde: het object legt een relatie met een bijzondere gebeurtenis in de geschiedenis, het is een duidelijke herinnering aan personen of gebeurtenissen die voor de lokale, Nederlandse of internationale geschiedenis van overtuigend belang zijn. Uiterlijk en esthetische beleving van het object zijn hierbij minder van belang.
• Attractie/Presentatiewaarde: objecten hebben geen belangrijke cultuurhistorische waarde, maar kunnen de aantrekkelijkheid van de andere objecten verhogen omdat zij bijvoorbeeld afbeeldingen of verhalen over zeer bekende muzikanten of optredens zijn.
• Ensemblewaarde: Het object vormt een onderdeel van een ensemble (serie), dat in zijn geheel of voor een belangrijk deel aan bepaalde criteria

  voldoet, waaraan het object sui generis niet zou voldoen.

• Documentatiewaarde: Het object is drager van belangrijke gegevens, bijvoorbeeld krantenknipsels, posters/flyers en programmalijsten, die weer relevant zijn voor het contextualiseren van de andere objecten.
• Rariteitenwaarde: Objecten met weinig culturele waarde maar die een rol bij de ondersteuning en contextualisering van een presentatie kunnen spelen.
• Geen waarde: objceten die niet voldoen aan een van de bovengenoemde criteria. Deze objecten moeten weg gegeven of vernietigd worden.

 

Wat is de kerncollectie?

De programmalijsten zijn leidraad van de collectie, omdat de ontsluiting chronologisch zal zijn.

 

Daarnaast zal de flyer en postercollectie de kerncollectie van ArchiefParadiso vormen. Deze objecten zijn bij elke productie een standaard zichtbaar aanwezige factor. Deze collectie bevat alle waarden die de collectie van belang maken. Posters tonen de omwentelingen in het programmabeleid van Paradiso (schakelwaarde), is een duidelijke herinnering aan een gebeurtenis (symboolwaarde), heeft een heldere presenterende factor (presentatiewaarde), vormen gezamenlijk een ensemble, bijvoorbeeld het in beeld brengen van een stijl van een subcultuur (zie flyers). Tot slot dragen posters ook veel informatie met zich mee in de vorm van tekst (documentatiewaarde).

 

Wat is de omvang van de collectie?

Naar schattig zullen we uitkomen op een startcollectie van tussen de 1000 en 5000 objecten, die zich nu in Paradiso bevinden. Hierin zijn krantenknipsels en posterontwerpen (digitaal) meegerekend. Voor de geschatte omvang van de deelcollecties, zie collectie-inventarisatie.

Wanneer het publiek de mogelijkheid krijgt om bij te dragen aan het archief door het toevoegen van eigen content, zullen delen hiervan ook daadwerkelijk opgenomen worden in het archief. Het is mogelijk een directe bijschrijving in het registratiesysteem te maken. Er kan ook voor worden gekozen de toegevoegde content door een redactie te laten opnemen in het registratiesysteem, en de content die door publiek wordt toegevoegd in een aparte database te laten bestaan. In beide gevallen zal het aantal objecten in de database continu toenemen. Het is de nog de vraag wat praktischer is: verhalen en foto's allemaal bij hetzelfde object in de database toevoegen, of voor elke toevoeging een nieuw objectnummer aanmaken. Wij neigen naar het eerste, omdat de sortering op concert een simpele en bruikbare indeling is voor het toevoegen van content. In de praktijk krijgt dan elk concert als het ware een objectnummer in de database en worden hier alle onderdelen aan gelinkt.

 

Wat is het beleid t.a.v. verzamelen/afstoten?

In het verzamelbeleid zal in ieder geval de input van bezoekers van Paradiso zeer gewenst zijn. De verhalen die bezoekers toevoegen dragen bij aan de context van de objecten, geven het historische waarde/relevantie, en maken de collectie tot een geheel. Een praktische verzamelmethode is online, maar de verhalen zullen uiteindelijk wel gekoppeld worden aan een object in het archief.

 

Objecten die geen waarde hebben, deze voldoen niet aan de waarde criteria, worden in de eerste instantie niet in het archief opgenomen. Afstoting van objecten wordt ook op basis van de waarde criteria bepaald.

 

Hoe zijn de bewaaromstandigheden?

De bewaaromstandigheden binnen Paradiso zijn niet voldoende om dit hedendaags erfgoed te bewaren. Bovendien heeft de organisatie het liefst geen steeds maar groeiend archief binnen de muren, in verband met de schaarse ruimte. Het is dus vrijwel vanzelfsprekend dat de fysieke collectie beter extern kan worden ondergebracht. Hiervoor zijn verschillende opties, die wij op dit moment aan het inventariseren zijn.

 

Rob Belemans (FARO): "(...)Wat je wil bewaren en ontsluiten kan voor een deel op geen andere plaats dan hier opgetekend, verzameld en becommentarieerd worden. Het gebouw an sich is wellicht niet de meest ideale locatie voor de archivering van deze collectie door de interne omstandigheden: geen plek, brandgevaarlijk (...)" ^[2]

 

Hoe is de conditie van de collectie?

Goed. Sommige documenten hebben last van vergeling of kreukels, etc. Doordat het meeste materiaal nog geen decennium oud is, zijn de objecten nog zeer bruikbaar.

 

Hoe wordt voor de collectie gezorgd?

Veel documenten zijn nu opgeboren in plastic mappen en kartonnen dozen. Verder wordt niet voor de collectie gezorgd. De verzorging van de collectie zal in de toekomst moeten gebeuren door vrijwilligers, een eventuele webbeheerder die een online collectie zal onderhouden, en een archiefinstelling.

 

Hoeveel van de collectie is geregistreerd en op welke wijze?

Niets, het is de bedoeling de hele collectie te registreren. De indeling is nu door verschillende laden en mappen te onderscheiden. Ook is op de meeste objecten een datum aanwezig, van de objecten zonder datum is het mogelijk te onderzoeken bij welk optreden zij horen.

 

Welke gegevens worden per object in het collectieregistratiesysteem opgenomen?

In het kort:

• Datum optreden
• Bandnaam/Feest
• Muzikanten/Dj's
• Locatie (grote/kleine zaal/lift)
• Tags
• Gerelateerd(e) optreden(s)
• Opmerkingen
• Poster/Flyer
  • Titel
  • Drager
  • Auteur
  • Vindplaats
• Foto/Video
  • Titel
  • Drager
  • Auteur
  • Vindplaats
• Artikelen
  • Titel
  • Drager
  • Auteur
  • Vindplaats
• Gerelateerde objecten
  • Titel
  • Drager
  • Auteur
  • Vindplaats

 

In welke mate is de collectie gedocumenteerd?

Er zijn geen richtlijnen of handleidingen, of documentatieplan. Er zal een digitaal documentatiesysteem worden aangelegd, waarmee kan worden gezocht door verschillende objecten. De wijze waarop hangt samen met de keuze voor een archief waar de collectie zal worden ondergebracht.

 

In de toekomst zal het collectiedeel, dat zonder problematiek met auteursrecht te ontsluiten is, gedigitaliseerd worden (zie ook Creative Commons). Op den duur is het de bedoeling ook de objecten te digitaliseren waarmee auteursrechtlijke procedures zijn gemoeid. Er wordt dan met name gedacht aan de verre toekomst, waarin de auteursrechten op de objecten mogelijk vrijkomen, veranderen of komen te vervallen.

 

Hoe wordt de collectie gebruikt?

De collectie zal worden gebruikt door personeel en publiek, en waarschijnlijk ook een goede bron vormen voor onderzoek en verschillende media. Verschillende functies van het archief zullen voor deze gebruikers overlappen. Het gebruik is voorlopige op te delen in de volgende categorieën.

Het is de bedoeling om in de ontsluiting meer toepassingen te maken waardoor de collectie nog intensiever en speelser gebruikt kan worden!

• Nostalgisch/recreatief: Gebruikers kunnen historische optredens opzoeken en hier de poster/recensie/foto's/commentaar van naar boven halen om (samen) herinneringen op te halen aan vervlogen maar vaak mooie tijden. Concertbezoek doe je immers meestal met vrienden. Voorbeeld: voor de veertigste verjaardag van een lange vriend, kun je bijvoorbeeld nog die poster voor hem laten printen van dat ene gave concert in 1989!
• Onderzoek/gegevensdatabase: het functioneel gebruik van historische data. Journalisten hoeven niet meer te bellen voor gegevens over historische concerten, dit scheelt een aantal medewerkers tijd in hun dagelijks werkzaamheden. Medewerkers kunnen gebruik maken van de database voor het opzoeken van smeuige informatie als 'Deze band staat voor de derde keer op een rij in Paradiso!' Ook kunnen zij wijzigingen in de bandformatie sinds het vorige optreden traceren, inspiratie halen uit eerdere posters of flyers, etc.
• Voor meer inzichten in mogelijkheden, waar gebruikers ook werkelijk behoefte aan hebben, is er een brainstorm georganiseerd. Naar aanleiding hiervan zullen er meer mogelijkheden naar voren komen.
• ...

 

Hoe wordt omgegaan met auteursrecht?

1. Bijlage: Contracten met Ontwerpers

  

Welke indeling in deelcollecties wordt gehanteerd?

De collectie wordt ingedeeld in deelcollecties op objectsoort. Het gaat dan bijvoorbeeld om een programmacollectie, om een postercollectie, of een flyercollectie. (zie: Inventarisatie collectie)

Hieronder een overzicht van de voorlopige collectieindeling: 

 

• Digitale objecten
  • Flyers
  • Posters

 

• Fysieke objecten
  • Flyers
  • Posters
  • Bandfoto's
  • Festivalboeken (bijv. SonicActs)
  • Krantenknipsels vanaf ± 1999
  • Decorstukken
  • Programmalijsten
  • Toegangspasjes
  • Jaarverslagen/compliment cards
  • Verzamelcd's eigen beheer 

 

Welke gegevens worden per deelcollectie in het collectieplan vastgelegd?

• Hoeveelheid objecten in de deelcollectie
• Is het een A/B/C/D-collectie?
• Mogelijkheid tot groei door toevoegen van gebruikers? (ja/nee)
• Vindplaats deelcollectie
• Afmeting deelcollectie
• Fysiek/digitaal (zo ja, drager en backup aangeven)
• Wat zijn de voorwaarden voor of kenmerken van de deelcollectie (bijvoorbeeld: poster versus flyer)
• ...

 

Wat zijn de belangrijkste conclusies uit het collectieplan?

• Een intensiever gebruik van de collectie dan voorheen. Het gebruiksgemak van de collectie wordt verhoogd door digitalisering en de input van gebruikers.
• De collectie(-informatie) zal moeten groeien door de input van gebruikers.
• De collectie wordt in context geplaatst en krijgt waarde door de input van gebruikers.
• De collectie wordt extern ondergebracht.
• ...

 

Welke prioriteiten worden gesteld? (nog niet gesteld, moet nog worden verwerkt, in willekeurige volgorde)

• Collectie fysiek bijeen en onderbrengen bij één archiefinstelling
• Online ontsluiten van de digitale collectieonderdelen (Posters als A-collectie)
• Registreren van objecten door online vrijwilligers
• Financiering van het project
• Digitalisering fysieke objecten
• Media-aandacht t.b.v. draagvlak samenleving

 

Welke acties vloeien voort uit de prioriteiten?

• Werving (online) vrijwilligers, sponsors, subsidie, 'moderators' ontsluiting
• Communicatie met Paradiso medewerkers over het project
• Digitalisering starten (uitzoeken mogelijkheden)
• Werkwijze persberichten (via Paradiso?)

 

Hoe vaak wordt het collectieplan geactualiseerd?

In de beginfase (eerste jaar) van het project waarschijnlijk elke 3 maanden. De inzet van middelen als subsidies en sponsors is nu nog onbekend, evenals de reacties van publiek en medewerkers. Hiermee zal flexibel moeten worden omgegaan. Ook deelname van andere instellingen kan een reden zijn voor wijzigingen in het collectieplan. Ook op lange termijn zal meerdere keren per jaar gekeken moeten worden of het collectieplan wijzigingen nodig heeft. Met name omdat het project zich veel online zal bevinden en de ontwikkelingen hierin snel zijn. Dit is een taak voor de projectorganisatie en kan worden onderhouden door het bezoeken van congressen en het organiseren van brainstormsessies met verschillende experts. Er zal altijd een oog gehouden worden op nieuwe mogelijkheden!

 

---

Bron

• Handreiking voor het schrijven van een collectieplan, ICN (2008) - link naar pdf