Deze checklist is de basis van het collectieplan.
De checklist is toegepast op het archiefproject, niet op Paradiso.
Wat is het algemene beleid?
Voorlopige basis voor het beleid: Criteria Archief Paradiso. Naar het algemene beleid van Paradiso, dat niet openbaar is, wordt wel gekeken, maar het wordt niet als uitgangspunt gebruikt.
Wat is de missie van de instelling?
Wat is het doel van het collectieplan?
Het collectieplan beschrijft de collectie en het beleid ten aanzien van de collectie van Paradiso en werkt dit uit in een praktisch voorstel tot de toekomstige behandeling van objecten. Ook omschrijft het ontsluitende doelen die het 'projectteam' zich stelt.
Voor welke doelgroep(en) is het collectieplan bedoeld?
Wie schrijft het collectieplan?
Projectteam Archief Paradiso bestaande uit:
Berit Soolsma en Marije van Veen
Opdrachtgever: Jeanine Albronda (Hoofd Marketing Paradiso)
Wanneer moet het collectieplan af zijn?
1 mei 2009
Welke onderwerpen moeten in het collectieplan aan bod komen?
Wie moeten bij het schrijven van het collectieplan worden betrokken? (intern en extern)
De auteurs van het project. Op lange termijn zal het collectieplan worden aangepast naar aanleiding van ervaringen in het project.
Welke literatuur is beschikbaar en welke deskundigen moeten geraadpleegd worden?
Wordt opgesteld zodra wordt gestart met het archief. Literatuur is beschikbaar vanuit alle hoeken, bibliotheek, internet, etc. Maar over de collectie heeft het publiek uiteindelijk de meeste kennis! Dit is een belangrijke motivatie om het archief online 'web2.0' te ontsluiten, waardoor de context van de objecten door het publiek wordt bepaald en gedefinieerd. Dit zijn de ervarings deskundigen!
Wat is de positie van de instelling ten opzichte van verwante instellingen?
Wanneer en hoe is de collectie bijeengebracht... en door wie?
De collectie is bijeengebracht door de organisatie van Paradiso, doordat het meerendeel van de objecten voortkomt uit het functioneren van de organisatie. De collectie vormt zich aan de hand van de programmering uit het verleden en in de toekomst. Het doel is vooralsnog niet geweest cultureel (muzikaal)erfgoed te verzamelen, maar zoals elke organisatie is Paradiso zich ervan bewust dat het nog eens leuk of handig kan zijn om een oud bestand te bewaren. (Wat hiervan het resultaat is staat hier)
Wat is de waarde van de collectie?
De waarde van objecten loopt natuurlijk uiteen, en daar het voor een deel gaat om hedendaags cultureel erfgoed, is soms nog moeilijk te zeggen hoe groot de precieze waarde van een object of de collectie op lang termijn zal zijn. In het muzikaal erfgoed van Paradiso zijn naar verwachting de volgende waardekenmerken veel voorkomend:[1]:
voldoet, waaraan het object sui generis niet zou voldoen.
Wat is de kerncollectie?
De programmalijsten zijn leidraad van de collectie, omdat de ontsluiting chronologisch zal zijn.
Daarnaast zal de flyer en postercollectie de kerncollectie van ArchiefParadiso vormen. Deze objecten zijn bij elke productie een standaard zichtbaar aanwezige factor. Deze collectie bevat alle waarden die de collectie van belang maken. Posters tonen de omwentelingen in het programmabeleid van Paradiso (schakelwaarde), is een duidelijke herinnering aan een gebeurtenis (symboolwaarde), heeft een heldere presenterende factor (presentatiewaarde), vormen gezamenlijk een ensemble, bijvoorbeeld het in beeld brengen van een stijl van een subcultuur (zie flyers). Tot slot dragen posters ook veel informatie met zich mee in de vorm van tekst (documentatiewaarde).
Wat is de omvang van de collectie?
Naar schattig zullen we uitkomen op een startcollectie van tussen de 1000 en 5000 objecten, die zich nu in Paradiso bevinden. Hierin zijn krantenknipsels en posterontwerpen (digitaal) meegerekend. Voor de geschatte omvang van de deelcollecties, zie collectie-inventarisatie.
Wanneer het publiek de mogelijkheid krijgt om bij te dragen aan het archief door het toevoegen van eigen content, zullen delen hiervan ook daadwerkelijk opgenomen worden in het archief. Het is mogelijk een directe bijschrijving in het registratiesysteem te maken. Er kan ook voor worden gekozen de toegevoegde content door een redactie te laten opnemen in het registratiesysteem, en de content die door publiek wordt toegevoegd in een aparte database te laten bestaan. In beide gevallen zal het aantal objecten in de database continu toenemen. Het is de nog de vraag wat praktischer is: verhalen en foto's allemaal bij hetzelfde object in de database toevoegen, of voor elke toevoeging een nieuw objectnummer aanmaken. Wij neigen naar het eerste, omdat de sortering op concert een simpele en bruikbare indeling is voor het toevoegen van content. In de praktijk krijgt dan elk concert als het ware een objectnummer in de database en worden hier alle onderdelen aan gelinkt.
Wat is het beleid t.a.v. verzamelen/afstoten?
In het verzamelbeleid zal in ieder geval de input van bezoekers van Paradiso zeer gewenst zijn. De verhalen die bezoekers toevoegen dragen bij aan de context van de objecten, geven het historische waarde/relevantie, en maken de collectie tot een geheel. Een praktische verzamelmethode is online, maar de verhalen zullen uiteindelijk wel gekoppeld worden aan een object in het archief.
Objecten die geen waarde hebben, deze voldoen niet aan de waarde criteria, worden in de eerste instantie niet in het archief opgenomen. Afstoting van objecten wordt ook op basis van de waarde criteria bepaald.
Hoe zijn de bewaaromstandigheden?
De bewaaromstandigheden binnen Paradiso zijn niet voldoende om dit hedendaags erfgoed te bewaren. Bovendien heeft de organisatie het liefst geen steeds maar groeiend archief binnen de muren, in verband met de schaarse ruimte. Het is dus vrijwel vanzelfsprekend dat de fysieke collectie beter extern kan worden ondergebracht. Hiervoor zijn verschillende opties, die wij op dit moment aan het inventariseren zijn.
Rob Belemans (FARO): "(...)Wat je wil bewaren en ontsluiten kan voor een deel op geen andere plaats dan hier opgetekend, verzameld en becommentarieerd worden. Het gebouw an sich is wellicht niet de meest ideale locatie voor de archivering van deze collectie door de interne omstandigheden: geen plek, brandgevaarlijk (...)" [2]
Hoe is de conditie van de collectie?
Goed. Sommige documenten hebben last van vergeling of kreukels, etc. Doordat het meeste materiaal nog geen decennium oud is, zijn de objecten nog zeer bruikbaar.
Hoe wordt voor de collectie gezorgd?
Veel documenten zijn nu opgeboren in plastic mappen en kartonnen dozen. Verder wordt niet voor de collectie gezorgd. De verzorging van de collectie zal in de toekomst moeten gebeuren door vrijwilligers, een eventuele webbeheerder die een online collectie zal onderhouden, en een archiefinstelling.
Hoeveel van de collectie is geregistreerd en op welke wijze?
Niets, het is de bedoeling de hele collectie te registreren. De indeling is nu door verschillende laden en mappen te onderscheiden. Ook is op de meeste objecten een datum aanwezig, van de objecten zonder datum is het mogelijk te onderzoeken bij welk optreden zij horen.
Welke gegevens worden per object in het collectieregistratiesysteem opgenomen?
In het kort:
In welke mate is de collectie gedocumenteerd?
Er zijn geen richtlijnen of handleidingen, of documentatieplan. Er zal een digitaal documentatiesysteem worden aangelegd, waarmee kan worden gezocht door verschillende objecten. De wijze waarop hangt samen met de keuze voor een archief waar de collectie zal worden ondergebracht.
In de toekomst zal het collectiedeel, dat zonder problematiek met auteursrecht te ontsluiten is, gedigitaliseerd worden (zie ook Creative Commons). Op den duur is het de bedoeling ook de objecten te digitaliseren waarmee auteursrechtlijke procedures zijn gemoeid. Er wordt dan met name gedacht aan de verre toekomst, waarin de auteursrechten op de objecten mogelijk vrijkomen, veranderen of komen te vervallen.
Hoe wordt de collectie gebruikt?
De collectie zal worden gebruikt door personeel en publiek, en waarschijnlijk ook een goede bron vormen voor onderzoek en verschillende media. Verschillende functies van het archief zullen voor deze gebruikers overlappen. Het gebruik is voorlopige op te delen in de volgende categorieën.
Het is de bedoeling om in de ontsluiting meer toepassingen te maken waardoor de collectie nog intensiever en speelser gebruikt kan worden!
Hoe wordt omgegaan met auteursrecht?
Welke indeling in deelcollecties wordt gehanteerd?
De collectie wordt ingedeeld in deelcollecties op objectsoort. Het gaat dan bijvoorbeeld om een programmacollectie, om een postercollectie, of een flyercollectie. (zie: Inventarisatie collectie)
Hieronder een overzicht van de voorlopige collectieindeling:
Welke gegevens worden per deelcollectie in het collectieplan vastgelegd?
Wat zijn de belangrijkste conclusies uit het collectieplan?
Welke prioriteiten worden gesteld? (nog niet gesteld, moet nog worden verwerkt, in willekeurige volgorde)
Welke acties vloeien voort uit de prioriteiten?
Hoe vaak wordt het collectieplan geactualiseerd?
In de beginfase (eerste jaar) van het project waarschijnlijk elke 3 maanden. De inzet van middelen als subsidies en sponsors is nu nog onbekend, evenals de reacties van publiek en medewerkers. Hiermee zal flexibel moeten worden omgegaan. Ook deelname van andere instellingen kan een reden zijn voor wijzigingen in het collectieplan. Ook op lange termijn zal meerdere keren per jaar gekeken moeten worden of het collectieplan wijzigingen nodig heeft. Met name omdat het project zich veel online zal bevinden en de ontwikkelingen hierin snel zijn. Dit is een taak voor de projectorganisatie en kan worden onderhouden door het bezoeken van congressen en het organiseren van brainstormsessies met verschillende experts. Er zal altijd een oog gehouden worden op nieuwe mogelijkheden!
Bron