Van belang. Als medewerkers wordt gevraagd mee te werken aan het selecteren of verzamelen van materiaal voor een archief, is het voor hen belangrijk dat dit hen geen of nauwelijks extra tijd kost, en dat hen duidelijk is wat het nut is hiervan. Ook is het voor hen van belang dat zij zich kunnen vinden in de vorm van ontsluiting van het archief, zodat zij draagvlak blijven bieden voor het onderhouden van een archief binnen de organisatie. Verder moet voor hen duidelijk zijn op welke manier het archief gebruikt kan worden als informatiebron in de praktijk.
Niet alle medewerkers zullen als medewerker met het archief te maken krijgen, het is van tevoren echter nog niet duidelijk voor welke medewerkers dat geldt. Ook kan het in de loop der tijd natuurlijk veranderen wie er mee te maken heeft.