Dit is de opzet voor een handleiding voor het personeel van Paradiso, dat direct met het archief te maken krijgt. De complete handleiding zal worden geschreven wanneer de samenwerking tussen Paradiso en IISG rond is. Dit wordt een concrete handleiding van maximaal 3 A4 waarin staat hoe gegevens door kunnen worden gespeeld aan het IISG.

Inhoudsopgave

1. Over het archief (Unique Selling Points) (Waarom zou ik bestanden uploaden?)
2. Object checklist (Is mijn bestand geschikt voor archiveren/uploaden, determinatietabel)
3. Hoe archiveer ik het object? (Waar laat ik een fysiek object?)
4. Uploaden naar IISG van digitale bestanden (Hoe maak ik verbinding met de server van IISG?)
5. Contactgegevens Projectorganisatie (Help!)

Wat in ieder geval in de handleiding moet komen te staan

Bondige samenvatting 'waarom het archief bestaat'

Korte checklist of het object geschikt is voor het archief

Plaats waar het materiaal kan worden neergelegd dat bedoeld is voor het archief

Procedure van het traject van de objecten naar het archief (spectrum)

Wijzen waarop het archief kan worden gebruikt

Contactgegevens van + korte samenvatting over het archief, waar de collectie is ondergebracht.

Contactgegevens van de persoon, die (fysieke) vrijwilligers aanstuurt

Misschien relevant voor de handleiding

Informatie over de bestaansduur van het archief

Contactinformatie van gerelateerde organisaties

Zo BONDIG mogelijk, maar niet onduidelijk!

Externe tips voor het schrijven van handleidingen

Bron: Hendrikx Van der Spek, Bureau voor bedrijfscommunicatie - http://www.hvds.nl/cgi-bin/artikel.cgi?ID=333

• Begin zo snel mogelijk met het maken van een handleiding. Wacht, als het even mogelijk is, niet totdat het programma af is, want dan komt u waarschijnlijk in tijdnood. Als het schrijven van de handleiding parallel loopt aan de ontwikkeling van het programma, kunnen beide producten beter op elkaar af worden gestemd.
• Geef voldoende aandacht aan de voorbereidende fasen van het schrijfproces: de inhoudsbepaling en structurering. Als u te snel begint met formuleren, is de kans groot dat u maar langzaam vordert of halverwege vastloopt.
• Betrek de samenstellers (programmeurs, functioneel ontwerpers) en de gebruikers zo veel mogelijk bij de handleiding. U krijgt hierdoor niet alleen een beter product, maar zorgt ook voor meer betrokkenheid binnen de organisatie.
• Maak eerst een structuur van de tekst op grond van een globale verkenning van het programma. Zorg daarna pas voor een meer gedetailleerde inhoudsbepaling en structuur.

Bron: Overleg met Gerdie Borghuis, docent Informatieverzorging Reinwardt Academie

• Maak de handleiding zo beknopt mogelijk, maximaal 3 pagina's tekst. Als de pagina langer is dan drie pagina's is deze niet meer overzichtelijk of aantrekkelijk en zal in een organisatie die archiveren niet tot kerndoel heeft niet functioneren.
• Zorg dat de handleiding er aantrekkelijk uitziet. - Het gebruik van kleur, afbeeldingen en het juiste taalgebruik kan veel uitmaken in het plezier wat gebruikers beleven bij het hanteren ervan.

Interne Links

• Criteria Archief Paradiso